Serviciile de Resurse umane au o importanță deosebită pentru orice companie. Asta pentru că ele îndeplinesc mai multe roluri: recrutare, management al angajaților, învățare și dezvoltare și altele. Tot mai multe companii în ziua de astăzi aleg să externalizeze cel puțin o parte dintre aceste servicii către o terță companie. Și asta din mai multe motive.
Care sunt motivele externalizării?
Un prim motiv ar fi recrutarea. Procesul de recrutare al unui angajat durează cel puțin câteva săptămâni, dar poate dura și câteva luni, dacă e vorba despre o poziție de conducere. Durează atât de mult pentru că procesul de recrutare este unul complex. Începe cu crearea unei fișe a postului în care vor trebui specificate resposabilitățile și atribuțiile viitorului angajat, precum și toate activitățile din primul până în ultimul minut al programului de muncă.
După crearea fișei de post, se va concepe anunțul de angajare, în care vor fi specificate condițiile, cerințele și beneficiile. Mai apoi se vor selecta CV-urile care corespund criteriilor și se vor chema persoanele pentru interviu. După interviu se va crea o listă scurtă a candidaților. Cei de pe lista scurtă vor fi chemați iar la interviu și se va lua o decizie. Dacă nicio persoană nu este considerată potrivită, atunci se va relua procesul. În cazul apelezi la o terță firmă pentru servicii resurse umane, procesul de recrutare se va reduce pentru tine la întocmirea fișei postului, susținerea interviurilor cu persoanele de pe lista scurtă și decizia de angajare a unuia dintre candidați.
În afară de recrutare, ce proces mai poate fi externalizat către o firmă de HR?
Un alt motiv pentru care unele companii apelează la externalizarea serviciilor de Resurse umane este pentru serviciile de salarizare și administrare de personal. Asta înseamnă preluarea și verificarea datelor primare adică modificările personalului și salariilor individuale, pontajele, bonusurile, beneficiile, concediile de odihnă, concediile medicale. Mai înseamnă calculul salarial și al taxelor angajatorului, generarea de state de plată, generarea rapoartelor specifice.
Tot aici intră și managementul tichetelor de masă și generarea fluturașilor de salariu sau accesul online individual și securizat la aceștia. Serviciile de administrare de personal includ auditul dosarelor de personal, crearea contractelor individuale de muncă, dar și a actelor adiționale, crearea deciziilor și a notelor de lichidare, întocmirea și transmiterea registrului electronic de evidență al salariaților, dar și orice relație cu autoritățile abilitate.
Consultanță pe legislația muncii și legislația financiară
Încă un motiv pentru care firmele aleg să externalizeze serviile de resurse umane este consultanța oferită de firmele din domeniu. Sunt căutate experiența și viziunea de ansamblu, dar și rapiditatea și profesionalismul care sunt oferite. Să luăm, spre exemplu, modificările legislative care au apărut odată cu pandemia de Covid-19. Atunci a fost definită telemunca și a fost inclusă ca o nouă formă de muncă. Schimbările în legislația din domeniul muncii nu sunt întotdeauna ușor de urmărit și interpretat. Specialiștii din cadrul firmelor de recrutare sunt mereu la curent cu schimbările ce apar în materie de legislație a muncii sau legislație financiară, așa încât pot să ofere suportul necesar. Astfel că apelarea la o firmă cu expertiză în acest domeniu este un lucru binevenit.
Nu în ultimul rând, unele firme de recrutare oferă servicii de căutare specială pentru pozițiile executive din companii. Acest proces este asemănător procesului obișnuit de recrutare, doar că mai are ceva în plus. În primul rând, metodele de căutare și atragere a candidaților sunt specifice, la fel sunt și instrumentele de evaluare și selecție.
Astfel companiei care externalizează serviciile de HR îi rămâne mai mult timp pentru a se concentra pe activitățile concrete pentru dezvoltarea afacerii. De asemenea există o predictibilitate a costurilor, acestea fiind foarte clare de la început, iar procesele vin însoțite de bugete prestabilite.
Dacă ar fi să rezumăm motivele pentru care unele companii aleg să externalizeze serviciile de HR, atunci acestea ar fi: costurile, timpul și expertiza. Iar pentru că timpul înseamnă bani și expertiza nu e ieftină, totul duce într-un final la costuri, care vor fi mai mici.